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E-Rechnungen in Unternehmen: Relevante Pflichten, Formate und Anforderungen im Überblick

Die E-Rechnung ist seit 2025 ein zentraler Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen sollen, damit elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeitet werden können.

E-Rechnung in Deutschland: Überblick, Einführung und Zielsetzung

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen: Im B2B-Bereich dürfen Papier- und PDF-Rechnungen je nach Umsatz des Vorjahres noch bis Ende 2026 beziehungsweise bis Ende 2027 verwendet werden. Ab dem Jahr 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle Unternehmen. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen elektronische Rechnungen in der Regel zwar empfangen können, sind von der Pflicht zur Ausstellung jedoch ausgenommen.

Die Grundlage für diese Entwicklung wurde mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 geschaffen. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung im geschäftlichen Verkehr schrittweise zum neuen Standard in Deutschland. Parallel dazu verfolgt auch die Europäische Union im Rahmen der ViDA-Initiative das Ziel, ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten einzuführen. Ursprünglich war die Umsetzung bis 2028 vorgesehen, inzwischen wird jedoch auch über eine Verschiebung auf 2030 oder sogar 2032 diskutiert. In Deutschland soll ein nationales Meldesystem erst dann eingeführt werden, wenn die europäische Lösung umgesetzt ist.

Mit der E-Rechnungspflicht werden mehrere Ziele verfolgt: Rechnungsprozesse sollen vereinfacht, buchhalterische Abläufe stärker automatisiert und manuelle Arbeitsschritte reduziert werden. Zugleich soll die E-Rechnung die Digitalisierung in Unternehmen weiter voranbringen und die gesamte Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten.

Neuer Abrechnungsbeleg: künftig modern, digital und gesetzeskonform

Wir stellen unsere Abrechnungsbelege schrittweise auf ein neues, zukunftsfähiges Format um. Für Firmenkunden erfolgt die Bereitstellung künftig im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat als hybrides PDF-Dokument. 

Für Firmenkunden gilt: Die Zustellung erfolgt ausschließlich digital, zum Beispiel über das ePostfach im OnlineBanking, FinTS oder EBICS. Eine postalische Zusendung ist nicht mehr möglich. Daher empfehlen wir, frühzeitig auf einen digitalen Kommunikationsweg umzustellen.

Wenn Sie weiterhin Ihren Abrechnungsbeleg erhalten möchten und noch kein ePostfach aktiviert haben, können Sie das unter folgendem Link tun:

Information & Aktivierung zum ePostfach

E-Rechnungspflicht: Diese Formate sind erlaubt

Für die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026 sind vor allem XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten Fällen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist, dass das Rechnungsformat den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht oder interoperabel verarbeitet werden kann.

XRechnung ist ein reines XML-Format

Dieses ist für Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empfänger oder Empfängerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu können.

ZUGFeRD-Format ab 2.0.1 ist ein Hybridformat

Das bedeutet: Dieses ist sowohl für Maschinen als auch menschliche Empfängerinnen und Empfänger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herkömmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-französische Variante eines solchen Hybridformats ist außerdem Factur-X.

EDI

EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards geprägtes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung. In Zukunft müssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen gehört zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.

Empfang und Ausstellung von E-Rechnungen: Pflichten und Ausnahmen im Überblick

Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer. Wer im geschäftlichen Kontext Rechnungen erhält, muss also technisch und organisatorisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Dafür braucht es geeignete Systeme, klare Prozesse und eine ordnungsgemäße Einbindung in die bestehenden Abläufe.

Bei der Ausstellung von Rechnungen besteht im Jahr 2026 dagegen noch Übergangsspielraum. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch andere elektronische Formate bleiben zunächst zulässig, sofern der jeweilige Rechnungsempfänger dem zustimmt. Die verpflichtende Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfolgt damit stufenweise.

Im öffentlichen Sektor ist die E-Rechnung bereits seit längerer Zeit verbindlich. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten besondere Vorgaben, die schon seit mehreren Jahren eingehalten werden müssen.

Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Endverbraucherinnen und Endverbraucher im B2C-Bereich. Ebenfalls ausgenommen sind viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel steuerfreie Vermietungen von Grundstücken. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise, die zugleich als Rechnung gelten. Darüber hinaus sind Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa bestimmte Vereine im nichtunternehmerischen Bereich, nicht von der Pflicht zur E-Rechnung erfasst. Zudem sind Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, auch wenn sie E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können müssen.

Übersicht: Diese Rechnungsformate sind bei B2B-Geschäften erlaubt 

inklusive aktueller Übergangsregelung

 202620272028
Ausgedruckte Papierrechnung bei Unternehmensumsatz mehr als 800.000 Euro im Vorjahr
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Ausgedruckte Papierrechnung bei Unternehmensumsatz mit maximal 800.000 Euro im Vorjahr
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Elektronisch übermittelte Rechnung im PDF-Form bei Unternehmensumsatz mehr als 800.000 Euro im Vorjahr (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt)
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Elektronisch übermittelte Rechnung im PDF-Form bei Unternehmensumsatz mit maximal 800.000 Euro im Vorjahr (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt)
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EDI-Rechnungen, die nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E Rechnung erfüllen (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt)
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E-Rechnung (konform zur Richtlinie EN 16931)
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*Unter der Voraussetzung, dass die umsatzsteuerrechtlich benötigten Angabenin ein EU-konformes oder interoperables Format gesetzt werden können.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dabei müssen weiterhin sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein.

Rechnungsformat bestimmen und passende Software, ein ERP-System oder einen Online-Generator auswählen

Wer E-Rechnungen erstellen möchte, benötigt ein geeignetes Rechnungsformat sowie eine Softwarelösung, die strukturierte elektronische Rechnungen unterstützt. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Wichtig: Gerade bei kostenfreien Onlinediensten sollte geprüft werden, ob die Rechnungen tatsächlich rechtskonform erstellt werden und ob der Datenschutz sichergestellt ist.

Erforderliche Daten erfassen

Für die Erstellung einer E-Rechnung müssen sämtliche relevanten Rechnungsangaben vollständig aufgenommen werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Kunden- und Auftraggeberdaten, Mengen, Preise, das Fälligkeitsdatum sowie Zahlungsinformationen.

E-Rechnung ausstellen

Die erfassten Daten werden in das ERP-System, die E-Rechnungssoftware oder in einen Online-Generator eingegeben. Dabei werden die erforderlichen Pflichtangaben automatisch in die vorgesehenen Felder übernommen und die Daten in einem strukturierten Format gespeichert, zum Beispiel als XRechnung im XML-Format oder bei ZUGFeRD als Kombination aus XML und PDF.

Prüfen und validieren

Nutzen Sie integrierte Prüfwerkzeuge oder Online-Validatoren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Rechnung den geltenden Standards entspricht.

Übermittlung und Archivierung

Die fertige E-Rechnung wird über die vorgesehene Schnittstelle, beispielsweise per E-Mail oder über ein Portal, an das empfangende Unternehmen übermittelt. Anschließend sollten alle relevanten Unterlagen revisionssicher und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.

Haufig gestellte Fragen

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Seit 2025 gilt eine E-Rechnung als elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische elektronische Weiterverarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nur dann, wenn sie den vorgegebenen technischen Standard einhält. Für Unternehmen bedeutet das, dass entsprechende digitale Rechnungen ordnungsgemäß erzeugt und verarbeitet werden müssen.

Von besonderer Bedeutung ist die Abgrenzung zu PDF-Rechnungen: Ein per E-Mail versendetes PDF wird seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung eingestuft, sondern lediglich als sonstige elektronische Rechnung. Gleiches gilt auch für Formate wie etwa „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“. Eine echte E-Rechnung setzt ein maschinenlesbares Format voraus.

Welche Folgen hat es, wenn eine elektronische Rechnung einen Formatfehler aufweist – wird sie dennoch anerkannt?

Nein, weist eine Datei einen echten Formatfehler auf, gilt sie nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung, sondern lediglich als sonstige elektronische Rechnung. Ein solcher Formatfehler liegt vor, wenn technische Anforderungen nicht erfüllt sind, etwa bei einer fehlerhaften XML-Datei oder wenn Pflichtangaben fehlen.

Ob die Rechnung im Einzelfall dennoch verwendet werden kann, richtet sich nach den konkreten Umständen und möglichen Übergangsregelungen. In der Praxis ist es jedoch in der Regel sinnvoller, den Fehler zu beheben und die Rechnung anschließend erneut in korrekter Form zu übermitteln.

Wie kann ich überprüfen, ob meine ausgestellte Rechnung gültig ist?

Am sinnvollsten ist eine Prüfung in drei Schritten: technisch, inhaltlich und fachlich. Für die technische Kontrolle können Validierungstools oder die Prüffunktionen Ihrer Buchhaltungssoftware genutzt werden.

Darüber hinaus sollte überprüft werden, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind und ob Beträge, Steuersätze sowie Empfängerdaten korrekt angegeben wurden. So lässt sich sicherstellen, dass die elektronische Rechnung nicht nur formal, sondern auch inhaltlich richtig erstellt wurde.

Was kann ich tun, wenn mein Lieferant mir noch keine elektronische Rechnung senden kann?

Zunächst sollte geklärt werden, ob Ihr Lieferant bereits zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist oder ob er noch von einer Übergangsregelung Gebrauch machen kann. Im B2B-Bereich sind Papier- und bestimmte PDF-Rechnungen noch bis Ende 2026 zulässig, wenn der Unternehmensumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, beziehungsweise bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz maximal 800.000 Euro betrug.

Für die Praxis bedeutet das, dass unter bestimmten Voraussetzungen vorerst auch andere Rechnungsformate akzeptiert werden können. Gleichzeitig sollte intern festgelegt werden, wie diese Rechnungen geprüft, erfasst und archiviert werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, den Lieferanten frühzeitig auf die Umstellung auf die E-Rechnung aufmerksam zu machen.

Wie lange und in welcher Form sind elektronische Rechnungen aufzubewahren?

Elektronische Rechnungen müssen in der Regel acht Jahre lang aufbewahrt werden. Maßgeblich ist dabei, dass sie im ursprünglichen elektronischen Format archiviert werden und jederzeit vollständig prüfbar bleiben.

Ein ausgedrucktes PDF oder ein Screenshot genügt dafür nicht, da auf diese Weise die strukturierten Daten verloren gehen können. Die Archivierung sollte daher revisionssicher und GoBD-konform erfolgen.

Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?

E-Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie vollständig, unverändert, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und lesbar aufbewahrt werden müssen. Maßgeblich sind in Deutschland dabei insbesondere die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, also die GoBD.

Seit 2025 gilt hierfür eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Darüber hinaus sind bestimmte Anforderungen an Sicherheit und Dokumentation einzuhalten. So wird sichergestellt, dass die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Rechnung während des gesamten Archivierungszeitraums erhalten bleibt.

Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht heißt das insbesondere, dass der strukturierte Teil der Rechnung im ursprünglichen Format zugänglich bleiben muss. Es genügt daher nicht, die Rechnung lediglich als PDF zu speichern. Stattdessen muss beispielsweise das XML-Format der E-Rechnung aufbewahrt werden.

Wie werden E-Rechnungen empfangen und verarbeitet?

Für den Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit die enthaltenen Rechnungsdaten jedoch sinnvoll ausgelesen und weiterverarbeitet werden können, ist in der Regel eine passende Buchhaltungssoftware oder ein ERP-System notwendig. Solche Systeme unterstützen dabei, eingehende Dokumente strukturiert zu erfassen und effizient weiterzuverarbeiten.

Von besonderer Bedeutung ist dabei die automatisierte Verarbeitung, da sie Zeit spart und Fehler in der Buchhaltung verringern kann. Unternehmen sollten zudem auf einen sicheren Umgang mit Daten sowie auf klar definierte interne Abläufe achten, damit elektronische Rechnungen ordnungsgemäß bearbeitet werden können.

Ich besitze kein Tool das eine E-Rechnung erstellen kann

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